Indien een vereniging uit één of meerdere afdelingen bestaan dan zijn hier een aantal specifieke zaken voor beschikbaar. Voor elke afdeling kan een tabblad worden gemaakt, dit wordt geregeld middels de instelling 'Voor welke afdelingen moeten een tabblad worden gemaakt?'. Doordat het tabbladen zijn is de autorisatie per afdeling geregeld. Indien een vereniging geen afdelingen heeft en men toch van deze zaken gebruik maken, dan moet een fictieve afdeling worden gemaakt, waar alle actieve leden bij worden ingedeeld.
Hier staan alle deelnemers/leden van de betreffende afdeling. Ook kan via een link de details van een lid bekeken worden.
Hier komen alle activiteiten, meestal lesdagen, van de betreffende afdeling. Door activiteit wel of niet aan te vinken kan aangeven worden of er wel of geen activiteit is. In de omschrijving kan een opmerking over de betreffende dag worden gezet. Deze items worden vermeld op de agenda. In de verenigingspecifieke stylesheet kan deze ook van een afwijkende kleur worden voorzien.
Dit is een overzicht van de groepen op een afdeling. Op de groepsindeling wordt aangegeven wie er binnen 3 maanden heeft opgezegd (vet/schuin) en ook kunnen de vooraf bekende afmeldingen (rood) worden vermeld. De groepen zijn op starttijd, volgnummer en code gesorteerd. De genoemde kleuren kunnen naar eigen wens worden aangepast in de verenigingsspecifieke stylesheet.
Hier kunnen uiteraard leerlingen in een groep worden ingedeeld. De code wordt op de afdelingslijst vermeld.
Als alle basisgegevens van diploma's en groepen goed staan ingevuld en de examens worden in dit pakket gedaan, dan zijn waarschuwingen middels kleuren zichtbaar.
Door in de ena-laatste kolom op het printersymbool te drukken wordt de presentielijst getoond. Uitleg over aanpassen van deze lijst vind je hier.
Als de examenonderdelen van het betreffende diploma zijn ingevuld, wordt er nog een printersymbool zichtbaar. Deze is om de aftekenlijst te kunnen printen. Deze lijst is bedoeld om te noteren wat er per les is behandeld.
Beide lijsten kunnen direct vanuit de browser worden geprint. Pagina-instellingen (marges, landscape) moet bij het printen worden geregeld. En een voorwaarde om deze te kunnen gebruiken, is dat de afdelingskalender voor de toekomst moet zijn ingevuld.
Hier kunnen de groepen voor de groepsindeling gemuteerd worden. Om gebruik te maken van de volledige functionalieit moet het diploma worden ingevuld. Het aanwezigheidspercentage wordt gebruikt voor de presentie per lid.
Hiermee kan de aan- en afwezigheid per lid worden bijgehouden. Er zijn meerdere mogelijkheden.
Deze optie kan je ook voor de (inval-)instructeurs/trainers gebruiken.
Het is ook mogelijk om leden online te laten afmelden. Dit kan afdeling worden aangezet en als dat zo is, kan bepaald worden hoeveel lessen vooruit.
Op dit overzicht kan worden bekeken wie hoevaak wel of niet is geweest. Iedereen die niet afwezig is gemeld, wordt in dit overzicht als aanwezig gezien. Door een aanwezigheidsnorm in te vullen bij de groep kan hier op gefilterd worden. Als de gebruiker voldoende rechten heeft kan op de naam worden geklikt, om de details van de afwezigheid te bekijken.
Hier kunnen op basis van de groep en/of de functie leden als ontvanger bij een mailing worden toegevoegd. Door op de knop 'Ververs scherm' te drukken, zie je wie we onder selectie valt. Als je vervolgens op de knop 'Ontvangers in mailing aanpassen' drukt dan worden eerst alle aanwezige ontvangers verwijderd en de nieuwe selectie toegevoegd.
Naast de filters op groep en functie zijn drie filters beschikbaar. De filters werken in combinatie met de geselecteerde groepen of functies, dus als je geen groepen of functies selecteert, krijg je ook geen ontvangers.
Mailings waarbij de ontvangers via deze optie zijn geselecteerd, krijg extra merge-fields, de namen hiervan starten met 'Afdelingsgroep'.
Een aantal diploma's zijn aan een afdeling gekoppeld. Van deze diploma's kunnen hier een aantal basisgegeven worden aangepast. De voorganger is geen harde instroomeis, maar wordt gebruikt om een indidatie te geven dat iemand wellicht in een verkeerde groep zit.
Hier kan een afdeling een (proef)examen organiseren. Een paar zaken zijn handig om te weten.