phpRBM | Handleiding | Mailing

Introductie

Met deze module kunnen e-mails aan leden, groepen leden of externe contacten verstuurd worden. Hierbij kan bij leden gebruik gemaakt worden van mailmerge. Ook zijn er een aantal mailings met een specifiek doel, zoals het versturen van een lidnummer.

Terminologie

Er worden een aantal termen in de mailingsmodule gebruikt die wellicht handig zijn om uit te leggen.

• Bijlagen: dit zijn documenten die bij een e-mail gevoegd kunnen worden. Ook wel attachments genoemd. Niet alle soorten bestanden mogen bijgevoegd worden. Sommige extensies worden door bepaalde virusscanners of spamfilters als een gevaar aangemerkt en hierdoor komt de e-mail wellicht niet of vertraagd aan.
• E-mail of mail: bij het versturen van een mailing worden één of meerdere e-mails gemaakt en in de outbox gezet.
• Outbox: bevat e-mails die klaar staan om verzonden te worden. Van deze e-mails kunnen nog een paar zaken worden aangepast, bijvoorbeeld kan het versturen worden uitgesteld. Ook kan de e-mail worden verwijderd.
• Template: een mailing die je vaker wilt gaan gebruiken. Mailing met een speciaal doel, zoals het versturen van het lidnummer, moeten op template staan. Templates staan boven aan in de lijst 'Muteren'.
• Variabelen: dit zijn velden die gebruikt kunnen worden in mailmerge, dit werkt zowel in het bericht als in het onderwerp. Feitelijk wordt dit veld vervangen door de waarde die in de database staat. Bij het gebruik van variabelen moet er goed op gelet worden dat deze letterlijk van de lijst overgenomen moeten worden. Inclusief blokhaken en %-tekens.

Nieuwe mailing

Bij het maken van een nieuwe mailing zijn maar een beperkt aantal velden beschikbaar, na het toevoegen komen de andere velden beschikbaar.

Bewerken van mailings

Bij het bewerken van een mailing zijn aantal zaken handig om rekening mee te houden.

• In het veld 'Aan' kan vrije tekst getypt worden. Hierin kan de groep beschreven worden die deze mailing ontvangt.
• Opmerking (intern): hier kan een stukje extra uitleg over deze mailing worden gezet, die nergens in de verstuurde e-mails terug komt. Bijvoorbeeld om aan te geven dat het nog een concept is.
• Er kunnen drie soorten ontvangers toegevoegd worden, te weten
  • Voormalige, toekomstige en huidige leden van de vereniging.
  • Externe contacten, deze moeten wel als kloslid zijn ingevoerd.
  • Overige e-mailadressen. Bij deze adressen werkt mailmerge niet.
• Cc: dit e-mailadres krijgt van elke mail een afschrift. Dus als je een mailing aan 250 leden stuurt en je vult hier een adres in, krijgt dit adres 250 mailtjes. Je kan hier meerdere adressen invullen, door ze middels een komma te scheiden.
• CC aan afdelingen: hierbij krijgt de afdeling, waar de ontvanger lid van is, een CC.
• Met 'Zichtbaar voor' kan je beperken wie deze mailing mag zien en bewerken. In het kader van AVG is het verstandig om deze te gebruiken en ook blijven de lijsten een stuk korter wat het zoeken vergemakkelijkt.
• Wees spaarzaam met het aanpassen van kleuren in de editor. Veel kleuren worden namelijk door de template bepaald, echter zie je die niet in de editor. Hierdoor kan je bijvoorbeeld tekst rood maken, terwijl de achtergrond in de template ook rood is.
• De layout van de uiteindelijke mail wordt bepaald door de template 'briefpapier'. Zie hiervoor de uitleg over templates.
• Bij twijfel hoe de mail eruit komt te zien, kan je de mail eerst aan jezelf versturen. Mocht hij dan naar wens zijn is het een kwestie van de ontvangers aanpassen en hij kan gewoon verstuurd worden.
• Je kan ook gebruik maken van de preview optie alvorens een mailing te versturen. Voor de preview wordt een nieuw tabblad gemaakt. Veel browsers blokkeren dat, dus zal je dat moeten toestaan.

Editor

Als editor voor mailings maakt phpRBM van TinyMCE gebruik. Voor de gebrukers met HTML-kennis bestaat de mogelijkheid om, zonder editor, HTML te typen.

De volgende zaken zijn handig om te weten.

• Voor het gebruik van TinyMCE moet je een api-key aanvragen. Deze is gratis en uitleg is hier te vinden. Deze key moet je in de instellingen invoeren.
• Als in de maatwerk-folder een bestand, genaamd 'email.css', staat, dan wordt deze gekoppeld aan de editor. Als je ditzelfde bestand ook in de template 'briefpapier' als stylesheet gebruikt, dan komt wat je ziet in de editor beter overeen met hoe de e-mail eruit komt te zien.
• Afbeeldingen kunnen met een eenvouidge kopieer/plak actie aan de mailing worden toegevoegd.

E-mail, E-mail ouders en E-mail vereniging

De gebruikte e-mailadressen en de invulling van het veld [%RoepnaamOfOuders%] is afhankelijk van de inhoud van bovenstaande velden en de leeftijd van het lid. Hierbij is het volgende handig om te weten.

• [%RoepnaamOfOuders%] en [%RoepnaamOfOuders18%] bevatten in ieder geval de roepnaam. Indien de roepnaam niet is ingevuld wordt deze vervangen door 'leden'.
• Als zowel E-mail als E-mail ouders zijn ingevuld en de geadresseerde is jonger dan 18 jaar: wordt de [%RoepnaamOfOuders%] aangevuld met ' of ouder/verzorger van'.
• Als alleen E-mail is gevuld en de geadresseerde is jonger dan 18 jaar: E-mail wordt in aan gezet.
• Als alleen E-mail ouders is ingevuld: E-mail ouders wordt in aan gezet en de variabele wordt voorafgegaan door 'Ouder/verzorger van '
• Als E-mail ouders is ingevuld en de geadresseerde is jonger dan 18 jaar, dan wordt E-mail ouders in de CC gezet als deze ongelijk is aan E-mail.
• Als E-mail is gevuld en geadresseerde is 18 jaar of ouder: E-mail ouders wordt genegeerd.
• E-mail vereniging wordt alleen gebruikt als de andere twee adressen leeg zijn.
• De variabele [%RoepnaamOfOuders18%] wordt bij een lid dat jonger dan 18 jaar is, altijd aangevuld met ' of ouders/verzorgers van', ook als het emailadres van de ouders niet ingevuld is.

Optionele labels

In een aantal gevallen is het netter om als een variabele leeg is, ook het label niet te tonen. Dit kan geregeld worden door het label in de variabele te zetten. Dit doe je als volgt. Zet achter de naam, maar voor '%]' een hashtag (#). Hierachter zet je het label. Dus bijvoorbeeld [%EmailOuders#Email ouders:%].

Als deze varibale deel uit maakt van een lijstje, wil je ook niet de regel met puntje of nummer tonen. Dat kan ook, maar door gedrag van de editor, kan dit alleen via de optie HTML-direct. Het werkt als volgt:

• Vink de optie 'HTML direct' aan.
• Zet direct na de hashtag (#): [li]. Dus bijvoorbeeld [%EmailOuders#[li]Email ouders:%].
• Verwijder de <li> en </li> uit de tekst in de mailing.
• Als de optie 'HTML direct' wordt uitgevinkt, gaat de editor hier valide HTML van maken en werkt de optie niet meer. Kortom: je zal dit dan opnieuw moeten doen.

Bovenstaande optie werkt ook voor '[p]', als er geen sprake van een lijst is. Aan het ainde, na de variabele, wordt automatisch een punt toegevoegd.

Mailings met een specifiek doel

Er zijn zes mailings met een specifiek doel mogelijk, te weten:

• Bevestiging bestelling
• Bevestiging inschrijving evenement
• Bevestiging opzegging lidmaatschap
• Versturen lidnummer
• Versturen bevestigingslink nieuwe login
• Versturen link om wachtwoord te herstellen

Feitelijk zijn dit mailings, met het vinkje template aan, welke in de instellingen kunnen worden aangewezen voor één van bovenstaande doelen. Het is verstandig om bij deze mailings met 'Zichtbaar voor' te beperken tot beheerders. Verder hoeven er bij deze mailings geen ontvangers toegevoegd te worden en zijn er extra variabelen beschikbaar.

Hoe worden de e-mail verstuurd?

Bij het versturen maakt een mailing meerdere e-mails aan, welke in de outbox worden geplaatst.

Voor het versturen van de e-mails uit de outbox zijn vier mogelijkheden.

• Alleen automatisch in de achtergrond. Hiervoor moet een cronjob worden aangemaakt, die /maatwerk/jobs.php aanroept en moet de optie 'E-mails uit de outbox automatisch in de achtergrond versturen' zijn aangevinkt.
• Alleen automatisch vanaf de website. Hiervoor moet de optie 'E-mails in de outbox direct probereren te versturen' zijn aangevinkt. Hou er wel rekening mee dat dit soms vertragend op de website kan werken.
• Combinatie van de twee mogelijkheden hierboven.
• Indien beide hierboven genoemde opties zijn uitgevinkt, moet het versturen handmatig gebeuren, dit kan via de outbox.

Voor het versturen zijn er twee technieken mogelijk, te weten de mail-functie van PHP en SMTP. Mocht er een SMTP-server ingevuld zijn, dan wordt de mailing via SMTP verzonden, anders via de de mail-functie van PHP. Voor instellingen en eventuele aanvullende regels verwijs ik naar je webhoster.

In de instellingen kan het maximaal aantal mails per minuut, uur of 24 uur worden opgegeven, vaak hebben hostingproviders hier een beperking op. Afhankelijk van deze instellingen kan het dus langer of korter duren voor een mailing compleet verzonden is.

Versturen mislukt

Het kan voorkomen dat een e-mail in phpRBM op verzonden staat, maar dat in het proces daarna het versturen mislukt is. Webmasters hiervoor hebben hiervoor de mogelijkheid om in Verzonden mails de e-mail terug in de outbox te zetten (laatste kolom). Mocht je de e-mail niet meer willen versturen, dan kan je hem in de outbox verwijderen. En anders wordt de e-mail gewooon nogmaals verstuurd.