phpRBM | Handleiding

Handleiding mailings

Introductie

Met deze module kunnen e-mails aan leden, groepen leden of externe contacten verstuurd worden. Hierbij kan bij leden of groepen leden gebruik gemaakt worden van mailmerge. Ook zijn er een aantal mailings met een specifiek doel, zoals het versturen van een lidnummer of de bevestiging van een bewaking.

Terminologie

Er worden een aantal termen in de mailingsmodule gebruikt die wellicht handig zijn om uit te leggen.

Nieuwe mailing

Bij het maken van een nieuwe mailing zijn maar een beperkt aantal velden beschikbaar, na het toevoegen komen de andere velden beschikbaar.

Bewerken van mailings

Bij het bewerken van een mailing zijn aantal zaken handig om rekening mee te houden.

Editor

Voor de opmaak van de mailing zijn de editor en de template briefpapier van belang. In de instellingen kan de webmaster kiezen tussen drie verschillende, te weten CKEditor 4, CKEditor 5 en TinyMCE. Dit zijn alle drie opensource projecten, waar phpRBM gebruik van maakt. De mogelijkheden zijn per editor behoorlijk verschillend en bij CKEditor 4 werken in phpRBM niet alle opties die in de editor beschikbaar zijn. Voor de gebrukers met HTML-kennis bestaat ook de mogelijkheid om zonder editor direct HTML te typen. Dit geeft meer mogelijkheden, maar vereist ook meer kennis van HTML.

Indien voor TinyMCE is gekozen heb je de volgende exra mogelijkheden.

E-mail, E-mail ouders en E-mail vereniging

De gebruikte e-mailadressen en de invulling van het veld [%RoepnaamOfOuders%] is afhankelijk van de inhoud van bovenstaande velden en de leeftijd van het lid. Hierbij is het volgende handig om te weten.

Mailings met een specifiek doel

Er zijn op dit moment zes mailings met een specifiek doel mogelijk, te weten:

Feitelijk zijn dit mailings, met het vinkje template aan, welke in de instellingen kunnen worden aangewezen voor één van bovenstaande doelen. Het is verstandig om bij deze mailings met 'Zichtbaar voor' te beperken tot beheerders. Verder hoeven er bij deze mailings geen ontvangers toegevoegd te worden en zijn er extra variabelen beschikbaar.

Afbeeldingen in een mailing.

Voor alle afbeeldingen die je wilt tonen in een mailing geldt dat je ze eerst moet uploaden. Niet alleen statische plaatjes (foto's) kunnen worden gebruikt, maar ook met video's werkt dit. Deze optie werkt het beste als je de opties 'HTML direct' en 'Zonder briefpapier versturen' aan zet. Achter elke afbeelding staan drie opties, die je wat kunnen helpen.

Hoe worden de e-mail verstuurd?

Een mailing resulteert uiteindelijk in één of meerdere e-mails, bij het versturen van de mailing worden deze e-mails in de outbox geplaatst.

Voor het versturen van de e-mails uit de outbox zijn vier mogelijkheden.

Voor het versturen zijn er twee technieken mogelijk, te weten de mail-functie van PHP en SMTP. Mocht er een SMTP-server ingevuld zijn, dan wordt de mailing via SMTP verzonden, anders via de de mail-functie van PHP. Voor instellingen en eventuele aanvullende regels verwijs ik naar je webhoster.

In de instellingen kan het maximaal aantal mails per minuut, uur of 24 uur worden opgegeven, vaak hebben hostingproviders hier een beperking op. Afhankelijk van deze instellingen kan het dus langer of korter duren voor een e-mail verzonden is.