Onder deze menu-optie staan veel van de mogelijkheden die met de ledenadministratie te maken hebben, zo kunnen gegevens van leden worden gemuteerd, groepen worden bijgewerkt en uiteraard een ledenlijst met alle details van leden worden getoond.
Onder het tabblad Ledenlijst kunnen de volgende vier tabbladen staan: Leden, Voormalig leden, Toekomstige leden en Klosleden. Voormalig leden worden ook wel oud leden genoemd. Klosleden zijn personen die geen lid zijn van de verening, maar wel in de ledenadministratie staan. Bijvoorbeeld, omdat ze een rekening moeten krijgen.
Op deze lijsten kan je details van het lid inzien door op in de eerste kolom te klikken. Door op in de laatste kolom te klikken kan je, afhankelijk van je rechten, zaken aanpassen.
Ieder persoon of organisatie in de administratie heeft een intern nummer, genaamd LidID. Leden hebben ook een lidnummer.
Op basis van postcode en huisnummer worden het adres en de woonplaats automatisch ingevuld en/of gecorrigeerd, hiervoor worden de gegevens uit het kadaster gebruikt. Mocht je een adres willen invoeren die niet bekend is bij het kadaster, bijvoorbeeld een postbus, laat dan het huisnummer leeg. Het adres wordt dan niet automatisch aangepast of leeg gemaakt.
In het hele pakket zijn datums vanaf en totenmet. Dit werkt zowel bij lidmaatschappen, afdelingen, rollen, groepen, bestuur, commissies, geldigheid van diploma's, enzovoort. Dus als een lid per 1 januari het lidmaatschap beëindigt, moet de opzegging per 31 december worden ingevoerd.
Het komt voor dat een lid een tijd lid is van de vereniging en dan het lidmaatschap opzegt en na een tijdje weer lid wordt. Er kan dan een nieuw lidmaatschap aan dezelfde persoon worden gekoppeld. Voordeel is dat reeds bekende gegevens beschikbaar blijven. Elk lidmaatschap heeft een uniek lidnummer. Meerdere gelijktijdige actieve lidmaatschappen is niet mogelijk.
Onderdelen worden door meerdere zaken gebruikt, het onderscheid wordt gemaakt op basis van type. De volgende types zijn beschikbaar.
Afhankelijk van het type kunnen zaken worden ingesteld bij een onderdeel. Zo kan je aangeven of de leden deel van het kader uit maken en of de historie automatisch moet worden opgeschoond.
Bij de meeste onderdelen kan een extra groep van leden worden opgegeven die de leden van het onderdeel mogen aanpassen. Hierdoor hoeft niet elke lijst door de ledenadministratie worden beheerd.
De groepen die hier worden bedoeld zijn groepen van leden en niet de groepen binnen een afdeling. Een groep is feitelijk elke combinatie van leden, die zowel handmatig als automatisch kan worden bijgehouden. Deze groepen kunnen op diverse plaatsen worden gebruikt. Bijvoorbeeld als filter in de ledenlijst, mailingsmodule, evenementen en voor autorisaties.
Groepen kunnen op meerdere manieren gemuteerd worden.
Op het overzicht van groepen kan je in de kolom 'Autom' zien hoe deze groep wordt bijgewerkt.
Als een groep automatisch wordt bijgehouden is het over het algemeen verstandig om het opschonen van de historie aan te zetten. Dit omdat de data ook al op een andere manier terug te vinden is.
Als bij een groep kader op Ja wordt gezet, dan wordt deze als een werkgroep gezien.
Er zijn een aantal zaken waar je rekening mee dient te houden.
Beide hebben geen begin- of einddatum, ze staan gewoon aan of uit. Eigenschappen en toestemmingen staan in een eigen tabblad onder 'Eigen gegevens', hierdoor kan de beheerder bepalen of deze voor het lid wel of niet zichtbaar zijn. In de ledenlijst en in een mailing op beide gefiltererd worden.
Eigen lijsten en groepen/rollen/selecties, die door SQL-code worden bijgehouden, hebben een aantal overeenkomsten en ook kunnen een aantal zaken met beide gedaan worden. Welke heeft nu wanneer welk voordeel?
Onder rapporten zijn een aantal standaard rapporten / overzichten beschikbaar. Ook kunnen hier eigen rapporten onder worden gehangen, die als eigen lijst zijn aangemaakt.
Hier kan een overzicht worden gemaakt met leden die in een bepaalde periode een jubileum bereiken. Zowel lidmaatschap van de verening als kaderleden. De jaren die als jubileum wordt gezien is zelf in te stellen.
Dit zijn lijsten waarop mensen kunnen tekenen als ze aanwezig zijn. Deze kunnen zowel gemaakt worden op basis van een groep leden als ook op basis van een evenement. Als je een groep selecteert komen alle leden van die groep op de lijst. Als je ook een evenement selecteert komt de aan- of afmelding erbij te te staan. Als je alleen een evenement selecteert, komen alleen de leden die zich hebben aan- of afgemeld voor dit evenement op de lijst te staan.
De presentielijst is zo gemaakt dat hij rechtstreeks vanuit de browser kan worden geprint. Sommige zaken moeten in de print-instellingen worden geregeld, zoals de marges.
Een overzicht met welk lid welke toestemmingen heeft verleend. Een lid wat er niet op staat heeft geen enkele toestemming verleend.
Er is een tabel 'Inschrijving' beschikbaar. Met deze tabel kan je twee zaken regelen, te weten een wachtlijst bijhouden en gegevens van een digitaal inschrijfformulier automatisch overnemen. Deze tabel moet buiten phpRBM worden gevuld, bijvoorbeeld via een digitaal inschrijfformulier.
In de kolom XML kan je gegevens zetten die kunnen worden overgenomen. Uiteraard moet de tekst voldoen van geldige XML. Verder moet de root 'NieuwLid' heten. Daarna kan je door elementen toe te voegen die dezelfde namen hebben als de kolommen in de tabel 'Lid'. Daarnaast kan een element 'Lidond' worden toegevoegd met hieronder meerdere elementen '<NieuwLO>' met het RecordID van het onderdeel.
In het tabblad 'Nieuw (klos)lid' kan je een inschrijving overnemen.
phpRBM heeft meerdere mogenlijkheden tot het opschonen van data. Deze zijn grofweg op te delen in wel of niet gekoppeld aan een lid. Het opschonen kan gebeuren tijdens het lidmaatschap of alleen daarna. Hier volgen een aantal zaken om rekening mee te houden.