Onder deze menu-optie staan veel van de mogelijkheden die met de ledenadministratie te maken hebben, zo kunnen gegevens van leden worden gemuteerd, groepen worden bijgewerkt en uiteraard een ledenlijst met alle details van leden worden getoond.
Onder het tabblad Ledenlijst kunnen de volgende vier tabbladen staan: Leden, Voormalige leden, Toekomstige leden en Klosleden. Klosleden zijn personen die geen lid zijn van de verening, maar wel in de ledenadministratie staan. Bijvoorbeeld, omdat ze een rekening moeten krijgen.
Op deze lijsten kan je details van het lid inzien door op het boek in de eerste kolom te klikken. Door op het boek met potlood in de laatste kolom te klikken kan je, afhankelijk van je rechten, zaken online aanpassen.
Ieder persoon of organisatie in de administratie heeft een intern nummer, genaamd LidID. Leden hebben ook een lidnummer.
Op basis van postcode en huisnummer worden het adres en de woonplaats automatisch ingevuld en/of gecorrigeerd, hiervoor worden de gegevens uit het kadaster gebruikt. Mocht je een adres willen invoeren die niet bekend is bij het kadaster, bijvoorbeeld een postbus, laat dan het huisnummer leeg. Het adres wordt dan niet automatisch aangepast of leeg gemaakt.
In het hele pakket zijn datum vanaf en totenmet. Dit werkt zowel bij lidmaatschappen, afdelingen, rollen, groepen, bestuur, commissies, enzovoort. En ook bij de geldigheid van diploma's. Dus als een lid per 1 januari het lidmaatschap beëindigt, moet de opzegging per 31 december worden ingevoerd.
Het komt voor dat een lid een tijd lid is van de vereniging en dan het lidmaatschap opzegt en na een tijdje weer lid wordt. Er kan dan een nieuw lidmaatschap aan dezelfde persoon worden gekoppeld. Voordeel is reeds bekende gegevens beschikbaar blijven. Meerdere gelijktijdige actieve lidmaatschappen is niet mogelijk.
Door het invullen van de commissies, afdelingen en werkgroepen geef je de organisatiestructuur aan. Voor Bestuur en functionarissen wordt automatisch een onderdeel aangemaakt.
De groepen die hier worden bedoeld zijn groepen van leden en niet de groepen binnen een afdeling. Een groep is feitelijk elke combinatie van leden, die zowel handmatig als automatisch kan worden bijgehouden. Deze groepen kunnen op diverse plaatsen worden gebruikt. Bijvoorbeeld als filter in de ledenlijst, mailingsmodule, evenementen en voor autorisaties.
Groepen kunnen op meerdere manieren gemuteerd worden.
Op het overzicht van groepen kan je in de kolom 'Autom' zien hoe deze groep wordt bijgewerkt. MySQL = via deze website, EQ = via een eigen query in de Access-database en Nee is niet automatisch.
Als een groep automatisch wordt bijgehouden is het over het algemeen verstandig om het opschonen van de historie aan te zetten. Dit omdat de data ook al op een andere manier terug te vinden is.
Als bij een groep kader op Ja wordt gezet, dan wordt deze gezien als een werkgroep.
Er zijn een aantal zaken waar je rekening mee dient te houden.
Feitelijk zijn rollen hetzelfde als groepen en ze worden ook hetzelfde behandeld. Daarom geldt alles wat hierboven over groepen staat.
Ook selecties zijn technisch gezien een onderdeel, echter zijn deze alleen voor interne selecties bedoeld en niet zichtbaar bij het lid.
Eigenschappen en toestemmingen zijn technisch gezien een onderdeel. Beide hebben geen begin- of einddatum, ze staan gewoon aan of uit. Eigenschappen zijn niet zichtbaar voor het lid onder 'Eigen gegevens'. Er kan in de ledenlijst en in de mailing op beide worden gefiltererd.
Eigen lijsten hadden wellicht beter Verenigingsspecifieke lijsten kunnen heten. Echter is dit onhandig lang voor in het menu. Vandaar de keuze voor Eigen lijsten.
Eigen lijsten kun je gebruiken als selectie in een mailing. Hiervoor moet de kolom LidID er in staan die het RecordID van het lid bevat. Eigen lijsten zijn ook te bekijken. Als je handig bent in SQL kan je zo van alles aan elkaar knopen.
Door 'Tonen in tabblad' in te vullen, kan je eigen lijsten in het menu zetten en autoratisatie hiervoor regelen.
Eigen lijsten en groepen/rollen/selecties, die door SQL-code worden bijgehouden hebben een aantal overeenkomsten en ook kunnen een aantal zaken met beide gedaan worden. Welke heeft nu wanneer welk voordeel?
Er is een tabel 'Inschrijving' beschikbaar. Met deze tabel kan je twee zaken regelen, te weten een wachtlijst bijhouden en gegevens van een digitaal inschrijfformulier automatisch overnemen. Deze tabel moet buiten phpRBM worden gevuld, bijvoorbeeld via een digitaal inschrijfformulier.
In de kolom XML kan je gegevens zetten die kunnen worden overgenomen. Uiteraard moet de tekst voldoen van geldige XML. Verder moet de root 'NieuwLid' heten. Daarna kan je door elementen toe te voegen die dezelfde namen hebben als de kolommen in de tabel 'Lid'. Daarnaast kan een element 'Lidond' worden toegevoegd. Hieronder kunnen meerdere elementen '