Handeiding Ledenlijst

Introductie

Onder deze menu-optie staan veel van de mogelijkheden die met de ledenadministratie te maken hebben, zo kunnen gegevens van leden worden gemuteerd, groepen worden bijgewerkt en uiteraard een ledenlijst met alle details van leden worden getoond.

Leden, Voormalige leden, Toekomstige leden en Klosleden

Onder het tabblad Ledenlijst kunnen de volgende vier tabbladen staan: Leden, Voormalige leden, Toekomstige leden en Klosleden.

Op deze lijsten kan je details van het lid inzien door op het vergrootglas in de eerste kolom te klikken. Door op het boekje met potlood in de laatste kolom te klikken kan je, afhankelijk van je rechten, zaken online aanpassen.

Groepen

De groepen die hier worden bedoeld zijn groepen van leden en niet de groepen binnen een afdeling. Een groep is feitelijk elke combinatie van leden, die zowel handmatig als automatisch kan worden bijgehouden. Deze groepen kunnen op diverse plaatsen worden gebruikt. Bijvoorbeeld als filter in de ledenlijst, mailingsmodule, evenementen en voor autorisaties.

Groepen kunnen op meerdere manieren gemuteerd worden.

• Handmatig, zowel in de database als ook op deze website.
• Automatisch in de database, door er een eigen query aan te koppelen.
• Automatisch op deze website door aan de groep een MySQL-statement te koppelen. Door hier gebruik van te maken wordt de koppeling naar de eigen query automatisch verbroken.
• Combinatie van automatich en handmatig. Hierbij moet wel rekening worden gehouden dat na een aanpassing het automatisch bijwerken ook nog gedaan wordt. Dus als je bijvoorbeeld iemand uit een groep haalt, die er volgens de regels van het automatisch bijwerken er in hoort, dan wordt dit lid er weer in gezet.

Op het overzicht van groepen kan je in de kolom 'Autom' zien hoe deze groep wordt bijgewerkt. MySQL = via deze website, EQ = via een eigen query in de Access-database en Nee is niet automatisch.

Als een groep automatisch wordt bijgehouden is het over het algemeen verstandig om het opschonen van de historie aan te zetten. Dit omdat de data ook al op een andere manier terug te vinden is.

Als bij een groep kader op Ja wordt gezet, dan wordt deze gezien als een werkgroep.

Automatisch bijwerken op basis van MySQL-code

Er zijn een aantal zaken waar je rekening mee dient te houden.

• Deze optie is alleen beschikbaar voor webmasters, ook als een gebruiker wel andere gegevens van een groep mag wijzigen.
• Druk na het invoeren of wijzigen van de code eerst op bewaren. De code wordt dan namelijk gecontroleerd. En als die niet correct is, komt er een melding.
• Als de MySQL-code bij een groep is ingevuld wordt automatisch de koppeling in de database tussen de eigen query en de groep verbroken, beide blijven wel bestaan.
• Het werkt niet met terugwerkende kracht en/of historie. Een voorbeeld. Als je vandaag een nieuwe automatische groep aanmaakt met leden met een bepaalde functie, dan worden ze per vandaag lid van die groep en niet per de datum dat ze die functie kregen. Handmatig kan je dit wel aanpassen.
• De MySQL code moet een select-statement zijn en de eerste kolom moet het RecordID van het lid zijn. Een lid die meerder malen voorkomt wordt maar één keer toegevoegd.
• Er wordt rekening gehouden met het vinkje 'Alleen leden'. Dus als een persoon volgens de MySQL-code in een groep thuis hoort, maar geen lid is en het vinkje staat aan dan wordt deze niet toegevoegd. Echter zet dit vinkje alleen aan als het echt nodig is. Anders worden er onnodige controles uitgevoerd.
• Als een lid uit een groep is gehaald wordt en hij/zij wordt, op basis van het MySQL-statement, binnen een week weer terug geplaatst, dan worden deze periodes samengevoegd.
• Het is handig om minimeel één keer per dag de procedure om groepen bij te werken te draaien. Een voorbeeld hoe dit te doen staat in jobs.php.

Rollen

Feitelijk zijn rollen hetzelfde als groepen en ze worden ook hetzelfde behandeld. Daarom geldt alles wat hierboven over groepen staat.

Eigen lijsten

Eigen lijsten zijn gemaakt om verenigingsspecifieke lijsten te maken middels zelf gemaakte queries is MySQL. Met deze Eigen lijsten kun je twee zaken doen.

• Via autorisaties toegang geven aan een groep gebruikers, zodat deze gebruikers de lijst kunnen bekijken. De lijst is alleen zichtbaar als de MySQL-code correct is, als er rijen in zitten en hij minimaal 2 kolommen heeft.
• Ze zijn te gebruiken in de mailingsmodule. Je kan de leden ervan aan een mailing toevoegen. Buiten dat de SQL-code uitvoerbaar moet zijn en er rijen in moeten zitten, moet de query een kolom 'LidID' of 'ndLidID' hebben. De waarde in deze kolom moet de kolom 'RecordID' uit de tabel 'Lid' bevatten.

Er zijn overeenkomsten met een automatisch bijgewerkte groep, beide zijn bijvoorbeeld in de mailingsmodule te gebruiken. Toch zijn er ook verschillen. Een Eigen lijst hoeft geen lidgegevens te bevatten en voor een Eigen lijst kan je toegang beperken. En misschien wel de belangrijkste: een Eigen lijst creëert / muteert geen data in de database.