Handeiding Ledenlijst

Introductie

Onder deze menu-optie staan veel van de mogelijkheden die met de ledenadministratie te maken hebben, zo kunnen gegevens van leden worden gemuteerd, groepen worden bijgewerkt en uiteraard een ledenlijst met alle details van leden worden getoond.

Leden, Voormalige leden, Toekomstige leden en Klosleden

Onder het tabblad Ledenlijst kunnen de volgende vier tabbladen staan: Leden, Voormalige leden, Toekomstige leden en Klosleden.

Op deze lijsten kan je details van het lid inzien door op het boek in de eerste kolom te klikken. Door op het boek met potlood in de laatste kolom te klikken kan je, afhankelijk van je rechten, zaken online aanpassen.

Groepen

De groepen die hier worden bedoeld zijn groepen van leden en niet de groepen binnen een afdeling. Een groep is feitelijk elke combinatie van leden, die zowel handmatig als automatisch kan worden bijgehouden. Deze groepen kunnen op diverse plaatsen worden gebruikt. Bijvoorbeeld als filter in de ledenlijst, mailingsmodule, evenementen en voor autorisaties.

Groepen kunnen op meerdere manieren gemuteerd worden.

• Handmatig, zowel in de database als ook op deze website.
• Automatisch in de database, door er een eigen query aan te koppelen.
• Automatisch op deze website door aan de groep een MySQL-statement te koppelen.
• Combinatie van automatich en handmatig. Hierbij moet wel rekening worden gehouden dat na een aanpassing het automatisch bijwerken ook nog gedaan wordt. Dus als je bijvoorbeeld iemand uit een groep haalt, die er volgens de regels van het automatisch bijwerken er in hoort, dan wordt dit lid er weer in gezet.

Op het overzicht van groepen kan je in de kolom 'Autom' zien hoe deze groep wordt bijgewerkt. MySQL = via deze website, EQ = via een eigen query in de Access-database en Nee is niet automatisch.

Als een groep automatisch wordt bijgehouden is het over het algemeen verstandig om het opschonen van de historie aan te zetten. Dit omdat de data ook al op een andere manier terug te vinden is.

Als bij een groep kader op Ja wordt gezet, dan wordt deze gezien als een werkgroep.

Automatisch bijwerken op basis van MySQL-code

Er zijn een aantal zaken waar je rekening mee dient te houden.

• Deze optie is alleen beschikbaar voor webmasters, ook als een gebruiker wel andere gegevens van een groep mag wijzigen.
• Druk na het invoeren of wijzigen van de code eerst op bewaren. De code wordt dan namelijk gecontroleerd. En als die niet correct is, komt er een melding.
• Als de MySQL-code bij een groep is ingevuld wordt automatisch de koppeling in de database tussen de eigen query en de groep verbroken, beide blijven wel bestaan.
• Het werkt niet met terugwerkende kracht en/of historie. Een voorbeeld. Als je vandaag een nieuwe automatische groep aanmaakt met leden met een bepaalde functie, dan worden ze per vandaag lid van die groep en niet per de datum dat ze die functie kregen. Handmatig kan je dit wel aanpassen.
• De MySQL code moet een select-statement zijn en moet de eerste kolom het RecordID van het lid bevatten. Een lid die meerder malen voorkomt wordt maar één keer toegevoegd.
• Er wordt rekening gehouden met het vinkje 'Alleen leden'. Dus als een persoon volgens de MySQL-code in een groep thuis hoort, maar geen lid is en het vinkje staat aan dan wordt deze niet toegevoegd. Echter zet dit vinkje alleen aan als het echt nodig is. Anders worden er onnodige controles uitgevoerd.
• Als een lid uit een groep is gehaald wordt en hij/zij wordt, op basis van het MySQL-statement, binnen een week weer terug geplaatst, dan worden deze periodes samengevoegd.
• Het is handig om minimeel één keer per dag de procedure om groepen bij te werken te draaien. Een voorbeeld hoe dit te doen staat in jobs.php.

Rollen

Feitelijk zijn rollen hetzelfde als groepen en ze worden ook hetzelfde behandeld. Daarom geldt alles wat hierboven over groepen staat.

Eigen lijsten

Eigen lijsten hadden wellicht beter Verenigingsspecifieke lijsten kunnen heten. Echter is dit onhandig lang voor in het menu. Vandaar de keuze voor Eigen lijsten.

Mogelijkheden

Eigen lijsten kun je gebruiken als selectie in een mailing. Hiervoor er een kolom LidID in staan die het RecordID van het lid bevat. Eigen lijsten met minimaal 2 kolommen zijn ook te bekijken. Als je handig bent in SQL kan je zo van alles aan elkaar knopen. Uiteraard is een combinatie van de eerste twee ook mogelijk.

Eigen lijsten versus groepen/rollen

Eigen lijsten en groepen/rollen, die door SQL-code worden bijgehouden hebben een aantal overeenkomsten en ook kunnen een aantal zaken met beide gedaan worden. Welke heeft nu wanneer welk voordeel?

• Een Eigen lijst creëert geen data. Dit scheelt dus een hoop wijzigingen in 'Downloaden wijzigingen' en in het logboek. Echter is een Eigen lijst niet beschikbaar in de database.
• Een groep of rol kan bij de autorisaties worden gebruikt een eigen lijst niet.
• Toegang tot het bekijken van Eigen lijst kan beperkt worden in autorisatie tot één of meerdere groepen leden. Met groepen en rollen kan dit niet. Een Eigen lijst is voor iedereen te gebruiken in een mailing.