Introductie
In dit onderdeel kunnen rekeningen worden aangemaakt, gemuteerd en verzonden worden. Er kunnen ook rekeningen worden gemaakt voor andere zaken dan de contributie, bijvoorbeeld voor bewakingen. De organisatie die de rekening ontvangt moet wel als Kloslid in de ledenadministratie staan.
Beheer
Hier kan je bestaande rekeningen aanpassen. Er zijn een paar zaken handig om te weten.
- Een rekening is altijd aan een seizoen gekoppeld.
- Bij een gezinsrekening wordt de rekening aan één van de gezinsleden gekoppeld. Deze staat bij 'Gekoppeld aan lid'.
- Betaald door / debiteur: hier kan worden aangegeven als de rekening door iemand anders wordt betaald. Deze persoon/stichting moet wel bekend zijn in de ledenadministratie, meestal als Kloslid. In de instellingen kan een groep worden opgegeven wie hiervoor in aanmerking komt.
- De uiterste betaaltermijn wordt bepaald door de 'Betaaltermijn in dagen' en die te vermenigvuldigen met het 'aantal betalingstermijnen' en daarna op te tellen bij de rekeningdatum.
- De kostenplaats in de regel wordt nergens op de rekening vermeld, maar is er om de bedragen te kunnen groeperen.
- Bij het toevoegen van één of meedrdere regels zijn er drie mogelijkheden.
- Standaard regels gezinslid toevoegen: hierbij worden alle regels die op basis van de ledenadministratie nodig zijn, toegevoegd. Regels voor hetzelfde seizoen al op deze of een andere rekening staan, worden niet toegevoegd.
- Lege regel, die niet aan een gezinslid is gekoppeld, toevoegen.
- Lege regel voor een (gezins)lid toevoegen
Nieuw
Hier kan uiteraard een rekening worden toegevoegd. Bij het toevoegen worden maar een beperkt aantal velden gevraagd. Na het toevoegen komen alle velden beschikbaar.
Aanmaken rekeningen
Dit is het aanmaken van de contributierekeningen. De bedragen op de rekening komen uit seizoenen, afdelingen en activiteiten. Controleer dus vooraf of deze goed zijn ingevuld. Vul het scherm in en druk op 'Verder'. Twee zaken heben wellicht wat extra uitleg nodig.
- Verzamelen per gezin? De defintie van een gezin is iedereen die op hetzelfde adres woont.
- Lidmaatschap ingevoerd na: hiermee kan je rekeningen aanmaken voor alleen leden die later lid zijn geworden.
Vervolgens krijg je een overzicht met leden waarvoor een rekening aangemaakt gaat worden. Als je akkoord bent: zet het vinkje aan en druk op 'Rekeningen aanmaken'. Hierna worden de rekeningen, op basis van onderstaande regels, aangemaakt.
- De standaard contributieregels per gezinslid.
- Gezinskorting: er wordt, indien van toepassing, een regel voor gezinskorting toegevoegd. Hierbij wordt de gezinskorting vermenigvuldigd met het aantal gezinsleden, minus één.
Standaard regels per lid
De standaard contributieregels per lid bestaan uit.
- Verenigingscontributie, het bedrag wordt bepaald op basis van een aantal gegevens van het betreffende seizoen. Iemand betaalt de kadercontributie als zij/hij of in een onderdeel zit die is gemerkt als kader en/of een functie heeft die onder het kader valt.
- Afdelingscontributie/activiteitencontributie, deze wordt berekend door de afdelingscontributie en de activiteitencontributie bij elkaar op te tellen. Voor de afdelingscontributie gelden dezelfde regels als voor de verenigingscontributie voor de bepaling van het bedrag. Hoe de omschrijving eruit ziet is in de instellingen te bepalen. Deze regel wordt toegevoegd als het bedrag ongelijk aan nul is of als er een functie is ingevuld.
- Bij leden, die niet het hele seizoen lid zijn, wordt dit in de omschrijving vermeld. Echter, omdat elke vereniging andere regels heeft voor het berekenen van de contributie hiervoor, is het aanpassen van de bedragen handmatig werk.
Verder is er de mogelijkheid om middels maatwerk deze regels direct na invoeren aan te passen. Zet hiervoor in maatwerk/maatwerk.inc een functie 'fnMaatwerkNaToevoegenStandaardRegelOpRekening', met één parameter. Hierin komt het recordid van de regel. Vervolgens kan alles met die regel gedaan worden wat nodig is.
Instellingen
De volgende zaken kunnen worden ingesteld:
- Groep rekening betaald door: de personen in deze groep mogen gekoppeld worden aan een rekening om deze te betalen.
- Bewaartermijn (na rekeningdatum): rekeningen worden verwijderd na deze termijn. Dit gaat niet automatisch, maar bij het gebruik van Opschonen rekeningen in Beheerdersmenu->Onderhoud.
- Rekening versturen aan: aan wie moet deze rekening per e-mail worden verstuurd? Betaald door is in de meeste gevallen gelijk aan het gekoppeld lid.
- Verstuurde e-mails alleen zichtbaar voor: hiermee kan worden voorkomen dat iedereen met toegang tot de mailingsmodule alle rekeningen kan zien. Dit werkt hetzelfde als deze optie in de mailing.
Opmaak rekening
Hoe een rekening er uiteindelijk uit komt te zien wordt bepaald door de combinatie van twee templates: rekening en briefpapier. Zie hiervoor het tabblad 'Templates'.
Rekeningen versturen
Voor het versturen van rekeningen zijn diverse opties.
- Per post: ga in de rekening naar 'Bekijk rekening' en print deze vanuit de browser. Daarna kan deze verstuurd worden.
- Als PDF: ga in de rekening naar 'Bekijk rekening' en print deze vanuit de browser naar PDF. Daarna kan deze per e-mail als bijlage verstuurd worden.
- Per stuk als HTML-mail: Ga in de rekening naar 'Verstuur rekening'. Vervolgens wordt er een mail van deze rekening klaar gezet in de outbox.
- Via de mailingsmodule: hier kunnen rekeningen gefilterd worden en vervolgens als HTML-mail verzonden worden.
Controleer voor je één van de twee laatste opties gebruikt eerst of de instellingen voor het versturen goed staan.
Betalingen
De betalingen op rekeningen kunnen worden ingevoerd. Dit doe je door het rekeningnummer in te vullen, te controleren/corrigeren of de naam, datum en bedrag klopt. En dan op Betaling toevoegen te klikken. In het bedrag wordt standaard het openstaand bedrag op die rekening geplaatst. Als dit negatief is, is er teveel op deze rekening betaald. In de tabel eronder zie je de laatste 50 betalingen en kan je een foutieve verwijderen.