Handleiding phpRBM

Introductie

phpRBM is een online ledenadministratie voor verenigingen, die aan de MS-Access database ST-RBM gekoppeld kan worden. Een aantal zaken zijn alleen beschikbaar in de Access-database, zoals de boekhouding, de examenadministratie en materiaalbeheer. Ook zijn er onderdelen die alleen in phpRBM beschikbaar zijn, zoals de mailingsmodule, evenementen en webshop. De koppeling werkt uiteraard alleen voor zaken die in beide beschikbaar zijn.

phpRBM is vooral gericht op reddingsbriqade en zwemverenigingen, waar ook specifieke functionaliteit voor beschikbaar is. Maar het kan ook prima worden gebruikt voor andere verenigingen.

Welke mogelijkheden zijn er?

Het pakket heeft de volgende mogelijkheden. Per mogelijkheid kan besloten worden om deze helemaal niet te gebruiken, voor een beperkte groep beschikbaar te maken of voor alle leden beschikbaar te stellen.

Leden kunnen hun eigen gegevens bekijken. Inclusief afdelingen, rollen, diploma's, rekeningen, evenementen, gegeven toestemmingen en ontvangen mailings.
Mogelijkheid voor leden hun eigen gegevens online te wijzigen. Het gaat hierbij om persoonlijke gegevens, behaalde diploma, toestemmingen, het kunnen uploaden van een (nieuwe) pasfoto en opzeggen van het lidmaatschap.
Er kan een tabblad per afdeling worden gemaakt met onder andere een groepsindeling, presentie, afdelingskalender en afdelingsspecifieke mailings.
Er zijn overzichten beschikbaar waarbij kaderleden, ereleden, leden van verdienste, eventueel met pasfoto, getoond kunnen worden.
Verjaardagen van leden kunnen getoond worden.
Automatisch gevulde agenda, hierop staan alle items van de afdelingskalender en de evenementen. Ook kunnen standaard-feestdagen en verjaardagen van leden of deel van de leden worden toegevoegd.
De complete ledenlijst met alle details per lid is beschikbaar.
Er kunnen mailings verstuurd worden, gebasseerd op onderdelen en eigen lijsten. Hierbij kan ook mailmerge toegepast worden.
Rekeningenbeheer, inclusief aanmaken contributierekeningen. Ook kunnen rekeningen per e-mail worden verzonden.
Vergelijking met Sportlink, zodat de verschillen tussen beide administraties zichtbaar gemaakt kunnen worden.
Er kan een kostenoverzicht gemaakt worden, zodat commissies zelf kunnen kijken wat er op hun kostenplaats geboekt is en wat de laatste stand van zaken is. Alleen beschikbaar als de boekhouding in de MS-Access database wordt bijgebouden.
Interface om de online wijzigingen in de Access-database te verwerken.
Beheren van evenementen, inclusief online inschrijving.
Beperkte webshop voor leden, zonder betalingsmogelijkheid.

Hoe werkt het voor een gebruiker?

Om te beginnen heeft een gebruiker een moderne browser nodig, het pakket is getest op de meest recente versies van Firefox, Chrome en Edge. Andere browsers en/of oudere versies waarschijnlijk werken ook wel, maar een aantal zaken kunnen er minder fraai uit zien en daar is de website niet in getest. Op basis van het e-mailadres uit de ledenadministratie kan een gebruiker een login aanvragen. Nadat de login, via een verstuurde e-mail, is bevestigd kan deze worden gebruikt.

Menu via tabbladen

Het menu werkt via tabbladen. Er zijn twee redenen waarom een tabblad niet zichtbaar is.

De (ingelogde) gebruiker heeft er geen toegang toe.
Het tabblad heeft geen zin, bijvoorbeeld omdat het leeg is. Zo zal het tabblad 'Toekomstige leden' meestal niet zichtbaar zijn, omdat die er meestal niet zijn.

Gegevens exporteren

Het pakket heeft bewust geen exportopties. Dit heeft twee redenen.

Exporteren van gegevens moet zoveel mogelijk worden voorkomen, om meerdere redenen o.a. vanwege de AVG.
In bijna elke browser kan eenvoudig een tabel worden geselecteerd, vervolgens gekopieerd en geplakt in Excel. Dit is sneller en flexibeler dan bestanden heen en weer kopiëren.

Aanpassen aan de specifieke wensen van een vereniging

Elke vereniging heeft haar eigen huisstijl. Dit is prima inpasbaar in dit pakket gemaakt. Er zijn de volgende opties.

De opmaak wordt middels stylesheets geregeld.
Er zijn templates beschikbaar, voor meer uitleg zie het tabblad 'Templates'.
Onder andere de titel van de website en naam van de vereniging kunnen aangepast worden.
Er kunnen eigen lijsten via MySQL gemaakt worden.
Er kunnen eigen PHP-scripts worden toegevoegd.

Met dank aan

Voor phpRBM maak ik dankbaar gebruik van de volgende opensource initiatieven.

Ondersteuning

Dit pakket is met veel plezier in mijn vrije tijd ontwikkeld. Officieel kan ik ondersteuning niet garanderen, maar ik probeer iedereen altijd te helpen. Vragen, opmerkingen en verzoeken graag via GitHub.